Mengenal SOP (Standart Operating Procedure)

Assalamu'alaikum wr.wb.

Pada kesempatan kali ini kita akan sharing materi cukup penting terlebih dahulu sebelum kita melakukan suatu pekerjaan. Langsung saja kita masuk ke materinya.

A. Latar Belakang 

   

    SOP (Standart Operating Procedure) merupakan suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya.

    Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerjapada unit kerja yang bersangkutan.

B. Tujuan

• Agar petugas atau pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas ataua pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
• Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
• Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung  jawab dari petugas/pegawai terkait.
• Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
• Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi, fungsi Standart Operating Prosedure.

C. Manfaat 

• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan tugasnya.
• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
• Meningkatkan efsiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
• Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
• Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
• Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
• Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
• Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
• Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.
• Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipukuli seorang pegawai dalam melakasanakan tugasnya.

D. Pembahasan

    

1. Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)

        Ada empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan dipakai oleh suatu organisasi yaitu :

• Banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.

• Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

• Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana Standrad Operating Prosedure (SOP)

• Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating Prosedure (SOP) ini.

        Ada 4 jenis format umum Standard Operating Prosedure (SOP).

• Langkah sederhana (simple steps) 

        Dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikt keputusan yang bersifat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun.

• Tahapan berurutan (Hierarchical steps)

        Format yang merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuh kan informasi yang lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

• Grafik (graphic)

        Format grafik bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).

• Diagram alir (Flowcharts)

        Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika dalam SOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti-jawaban Ya atau Tidak, Lengkap atau Tidak, Benar atau Salah, dsb.

        Simbol-simbol tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarnya dikembangkan dari simbol dasar flowcharts (basic symbols flowcharts) yang terdiri dari simbol, yaitu:

• Simbol kapsul/Terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.
• Simbol kotak/process, untuk mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi.
• Simbol belah ketupat/decision, untuk mendiskripsikan kegiatan pengambilan keputusan.
• Simbol anak panah/arrow, untuk mendiskripsikan arah kegiatan (alur proses kegiatan).
• Simbol segi lima/off page connector, untuk mendiskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

        Format standart operating prosedure dalam bentuk flowcharts terdiri dari & jenis yaitu :.

• Linear flowcharts (diagram alir linier)

        Terdiri utama dari format linear flocharts ini adalah unsur kegiatanyang disatukan, yaitu- unsur kegiatan atau unsur pelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat didalam simbol yang dipakai. Branching flowcharts (diagram alir bercabang).

• Format Branching Flowcharts 

        Memiliki ciri utama dipisahkannya unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.

       - Simbol-simbol dalam prosedur kerja

• Jenis-jenis simbol-simbol :
• Lingkaran besar 
• Belah ketupat
• Segi empat bujur sangkar
• Segitiga terbalik
• Segitiga ganda terbalik 
• Lingkaran kecil
• Anak panah

       - Kegunaan simbol-simbol dalam prosedur

• Jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu bidang tugas. 
• Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.
• Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.
• Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan. 
• Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.
• Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya. 
• Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.

E. Referensi

• http://www.academia.edu/8634744/A._PENGERTIAN_STANDAR_OPERASIONAL_PROSEDUR
• https://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur_operasi_standar

Sekian dan Terimakasih.

SMK Bisa!!

Wasalamu'alaikum wr.wb